Proses Intergrasi dalam Sistem Informasi Perusahaan

Pada artikel kali ini saya akan membahas beberapa pertanyaan seputar proses integrasi yang ada di dalam sistem informasi perusahaan berdasarkan pertanyaan yang diberikan dari buku Integrated Business Process with ERP Systems.

1. Jelaskan berbagai strategi untuk proses pengadaan, pemenuhan, dan produksi.

Proses pengadaan ditimbulkan oleh persyaratan dari proses pemenuhan, material dan production planning process. Ada 2 strategi disini yaitu procure to stock dan procure to order.

a. procure to stock

Ini dipicu oleh pemenuhan barang dagangan dan proses perencanaan produksi barang mentah. Proses pemenuhan dieksekusi untuk menyelesaikan pesanan dari customer dan untuk mengatur serta menjaga persediaan barang dagangan. Procure to stock menggunakan persediaan barang sebagai penyangga antara proses pemenuhan, material dan proses perencanaan produksi untuk memisahkan mereka sebagai proses yang individual untuk mengurangi ketergantungan antar tiap proses.

b. procure to order

Ini dipicu oleh proses perencanaan material namun tidak mengatur persediaan material. Pemenuhan memicu proses pengadaan saat strategi dilakukan di perusahaan untuk medagangkan barang. Produksi memicu proses pengadaan saat strategi dilakukan di perusahaan untuk bahan mentah.

Pada proses pemenuhan ada strategi sell from stock. Sebelumnya proses pemenuhan ada karena dipicu oleh permintaan oleh customer dan itu menggunakan banyak proses yang berbeda untuk memenuhi pesanan dari customer. Strategi sell from stock digunakan untuk mengecek ketersediaan prosedur untuk menentukan ketersediaan dari barang-barang yang ada di dalam gudang dan tanda terima yang telah direncanakan dari kedua proses produksi dan proses pengadaan. Strategi ini menggunakan barang-barang sebagai penyangga antara proses pemenuhan, pengadaan, dan proses perencaaan produksi untuk memisahkan mereka sebagai proses yang individual untuk mengurangi ketergantungan antar tiap proses.

Berikutnya yang terakhir adalah strategi untuk proses produksi. Strateginya dibagi menjadi dua yaitu make to stock dan make to order. Proses produksi dipicu oleh proses yang terlibat dalam proposal pengadaan guna dalam membuat dan membeli bahan yang diperlukan untuk memenuhi permintaan dari customer.
1. Make to stock : Dalam strategi ini, pesanan customer diisi menggunakan inventaris yang ada dan isinya adalah barang yang sudah jadi. Perusahaan yang menggunakan strategi ini biasanya menghasilkan produk yang serupa dan jumlahnya dalam jumlah yang besar. Waktu yang diselesaikan untuk memenuhi pesanan dari customer dikurangi dengan menerapkan strategi ini.
2. Make to order: Order penjualan memicu produksi barang jadi ini dan membutuhkan barang setengah jadi untuk dipergunakan. Persediaan untuk bahan yang diproduksi perusahaan tidak diatur.
Biasanya perusahaan yang menggunakan strategi ini memproduksi produk-produk yang unik.

2. Jelaskan peran inventaris dalam mengurangi saling ketergantungan antar proses.

Jalur material dibatasi oleh kapasitas unit pemrosesan dan kinerja keseluruhan sistem sering kali bergantung pada kapasitas beberapa proses pembatas. Desain jaringan produksi yang ketat dibuat dan ditujukan untuk mengoordinasikan kapasitas produk di semua unit di bawah operasi normal, tetapi variabilitas dalam kondisi pemrosesan sering menciptakan hambatan temporal yang memengaruhi kinerja jaringan produksi. Ini adalah praktik umum dalam industri untuk mengalokasikan unit penyimpanan dalam beberapa tahap jaringan produksi untuk memisahkan produksi pada sebuah bagian yang berturut-turut.
Peran inventaris ini adalah untuk mengurangi ketidaksesuaian temporal antara ketersediaan barang dan permintaan dari customer serta juga dalam proses-prosesnya. Berbagai jenis persediaan dilakukan untuk berbagai tujuan. Pentingnya inventaris juga untuk mengurangi saling ketergantungan antar unit dengan menunda pembentukan kemacetan dan meningkatkan pemanfaatan kapasitas.

Referensi:
http://www.softwareshortlist.com/erp/articles/erp-applications/make-to-order-vs-make-to-stock-implications-for-your-erp-system/
https://scheer-nederland.nl/best-practices/bp-bydesign/industry-scenarios-bydesign/procure-to-pay-for-stock-items/

Sistem Informasi Perusahaan

Saya akan membahas beberapa pertanyaan dari Ujian Tengah Semester Enterprise Information System.

Ada tiga jenis data dalam sistem perusahaan dan keterkaitan diantara mereka.

1. Organizational Data

Data ini berhubungan dengan Financial Accounting dan berisi client, company code, dan business area.

• Client: organisasi tertinggi dalam perusahaan (sistem).
• Company code: representasi client yang terdiri dari banyak perusahaan (tingkat menengah dalam organisasi).
• Business area: divisi-divisi internal dalam enterprise yang digunakan untuk menetapkan area pertanggungjawaban supaya sesuai dengan requirement untuk external reporting pada suatu segmen (divisi enterprise).

2. Master Data

Data utama yang harus dibuat dengan benar supaya transaksi dapat dilakukan. Data ini tersimpan terpusat dan digunakan dalam sistem SAP. Master data terdiri dari vendor master data, purchasing info record, material master data, condition master data, output master data.

3.Transaction Data

Data yang mendeskripsikan sebuah event dan biasanya dideskripsikan dengan verbs. Transaction data selalu punya dimensi waktu dan nilai numerial.

Typical: 1. Financial: orders, invoices, payments

              2. Work: plans, activity records

              3. Logistics: deliveries, storage records, travel records.

Key organizational data di financial accounting ada beberapa, sebelumnya saya akan menjelaskan bahwa ada 2 jenis accounting dalam organizational data. Yang pertama adalah financial accounting yang mengurus data-data keuangan eksternal yang berdampak pada perusahaan sedangkan yang kedua adalah management accounting yang mengurus bagian internal pembukuan keuangan. Berikut adalah beberapa kuncinya:

1. General ledger account : untuk merekam dampak finansial pada langkah-langkah proses bisnis.

2. Account payable accounting : berhubungan dengan proses procurement.

3. Account receivable accounting : berhubungan dengan proses fulfillment dan untuk mengelola utang pelanggan.
4. Bank ledger account : berhubungan dengan perekaman data transaksi bank.
5. Asset accounting : merekam data pembelian, pemakaian, pembuangan asset.

Dalam sistem informasi perusahaan juga ada 3 jenis level purchasing yaitu:
1. Enterprise level purchasing : disebut juga cross company code purchasing organization dan merupakan tipe yang tersentralisasi. Pada tipe purchasing company, hanya ada satu purchasing organization untuk satu enterprise. Pada model ini purchasing organization ditempatkan pada setiap plant bukan setiap company code. Tipe ini, enterprise tidak bisa bereaksi cepat untuk perubahan lokal.
2. Company level purchasing organization : disebut juga cross plant model. Model ini bertanggung jawab kepada beberapa plant pada satu company code. Biasanya diterapkan enterprise dan kurang tersentralisasi karena dimiliki oleh setiap company code artinya banyak purchasing organization dalam satu enterprise (satu enterprise punya satu atau lebih company code). Dilakukan untuk mempermudah pajak.
3. Plant level purchasing organization : memiliki sifat paling desentralisasi, biasa disebut plant specific purchasing organization. Setiap plant punya purchasing organization  sendiri. Tipe ini mampu untuk menyesuaikan praktik dan kondisi lokal favorit sehingga dapat membuat penawaran terbaik.

Dalam proses fulfillment ada beberapa kunci-kunci elemen dalam proses pemenuhannya yaitu sebagai berikut.
a. Hubungan antara quotations dan sales orders.
Dua quotations dapat digunakan untuk membuat satu sales order dan satu quotations dapat digunakan untuk membuat dua sales orders (dengan perbedaan kebutuhan).
b. Hubungan antara sales orders dan deliveries.
Dua sales orders dapat digabungkan menjadi satu pengiriman (dengan karakteristik yang sama) dan juga bisa membagi satu sales order kedalam dua pengiriman saat mengirim ke wilayah geografis yang berbeda.
c. Hubungan antara deliveries dan transfer requirements
Dua pesanan pengiriman dapat digabungkan kedalam satu pesanan transfer (pengelompokkan pesanan sesuai area tertentu). Satu pengiriman dapat menghasilkan dua pesanan transfer.
d. Hubungan antara deliveries dan billing documents
Beberapa pengiriman dapat digabungkan dalam satu billing documents. Proses ini hanya dapat digunakan saat pengiriman memiliki karakteristik yang sama sehubungan dengan pembayar, tanggal penagihan, dan lokasi tujuan. Sebaliknya satu pengiriman dapat menghasilkan banyak faktur (billing documents). Proses ini yang terjadi saat ketentuan pembayaran untuk barang-barang dalam pengiriman berbeda.

Dampak keuangan dari langkah-langkah proses produksi.
1. Authorize production : dikarenakan pesanan produksi termasuk perkiraan awal untuk berbagai biaya komponen (material & overhead). Biaya-biaya terkait dengan akun yang sesuai dalam buku besar. Misal: sebagai akun konsumsi material.
2. Good issue : karena akun buku besar umum terpengaruh, dokumen FI dibuat untuk mencatat data akutansi keuangan.
3. Confirmations : akan ada konfirmasi yang berhubungan dengan pekerjaan produksi soal siapa yang menyelesaikan dan pekerjaan apa saja yang telah diselesaikan perusahaan tentu akan memberikan gaji pada pekerja.
4. Good receipt : tanda terima akan menunjukkan biaya yang dikeluarkan untuk penyimpanan, tergantung produknya. Menyesuaikan juga supaya jumlah barang sesuai dengan yang direncanakan.
5. Completion : menunjukkan keseluruhan biaya yang dikeluarkan untuk tahap produksi.

Proses perencanaan material

Dalam proses perencanaan material ada beberapa yang difokuskan.

1. Material apa saja yang dibutuhkan?

2. Berapa banyak material yang dibutuhkan?

3. Kapan material itu dibutuhkan?

Ketiga pertanyaan ini akan secara akurat menjawab persoalan yang menghasilkan inefisiensi, kehilangan pendapatan, dan ketidakpuasaan pelanggan. Tujuan utama dari proses perencanaan material adalah menyeimbangkan permintaan bahan dengan stock bahan sehingga jumlah bahan yang diinginkan tersedia saat dibutuhkan.

Proses yang ada pada perencanaan material adalah sebagai berikut. 

1. Sales and Operations Planning

Pada tahap ini pendapatan strategis dan tujuan penjualan digunakan untuk membuat rencana operasi tertentu.

2. Demand Management

Menerjemahkan rencana-rencana operasi pada tahap sebelumnya untuk persyaratan dari masing-masing bahan. Bahan-bahan yang dibahas adalah seputar berapa banyak bahan yang dibutuhkan dan kapan barang atau bahan dibutuhkan.

3. Material Requirement Planning (MRP)

Disini proposal pengadaan akhir untuk semua bahan dihasilkan.

• MRP 1 : mendefinisikan strategi perencanaan keseluruhan yang digunakan untuk mengetahui berapa banyak material yang harus diproduksi perusahaan.
• MRP 2 : mengidentifikasi waktu yang digunakan sistem untuk penjadwalan dan menyampaikan data yang digunakan sistem untuk menentukan bagaimana cara mendapatkan bahan.
• MRP 3 : mengidentifikasi strategi yang akan digunakan oleh sistem untuk menghitung jumlah material yang tersedia dan memnentukan bagaimana material akan diproduksi.
• MRP 4 : berisi data yang akan digunakan sistem untuk memilih BOM yang benar.

Procurement Type

Hasil dari proses ini adalah menghasilkan satu atau lebih proposal pengadaan yang dapat mempengaruhi dan memicu adanya proses produksi. Jenis pengadaan menunjukkan apakah produksi bahan itu internal (diproduksi sendiri oleh pabrik/perusahaan), eksternal, atau keduanya. Biasanya yang eskternal itu barang dagangan atau bahan baku yang digunakan dibeli dari vendor.

Ada beberapa teknik untuk mengontrol produksi yang digunakan dalam perencanaan material.

1. Consumption based planning : ada dua jenis yaitu forecast based planning dan time phased planning. Perbedaannya pada forecast based planning menggunakan data historis untuk memprediksi konsumsi di masa yang akan datang sedangkan pada time phased planning biasanya terjadi pada kasus saat vendor hanya memberikan barang pada hari-hari tertentu dalam seminggu.
2. Material requirement planning : terbagi menjadi dependent requirement dan independent requirement. Misalnya saat ingin membuat sepeda diperlukan ban, jok, dan rantai sepeda. Itu yang dinamakan dependent requirement. Sepeda dan barang jadi lainnya yang dinamakan independent requirement. 
3. Master production scheduling : variasi untuk MRP yang fokus secara ekslusif pada persyaratan. Biasanya untuk barang jadi dan untuk memastikan kapasitasnya ada.

Referensi: 

https://en.wikipedia.org/wiki/Material_requirements_planning

https://erproof.com/mm/free-training/sap-mrp-types/

https://www.academia.edu/10832100/Permintaan_dependen