Berbicara Mengenai Proses Pengadaaan

Dalam perusahaan tentu proses pengadaan merupakan salah satu aspek penting yang harus diperhatikan. Aspek ini tidak bisa dibiarkan begitu saja karena mempengaruhi proses bisnis dalam sistem informasi perusahaan. Tingkat organisasi yang relevan dengan proses pengadaan yaitu client, company code, dan plant. Sebagian besar kegiatan proses pengadaan terletak pada company code. Pabrik merupakan lokasi dimana bahan diterima. Oleh karena itu fungsi pabrik disini sangat penting. Ada tiga data organisasi tambahan yang relevan dengan pembelian yaitu storage locations, purchasing organization, dan purchasing group.

Storage locations adalah tempat didalam pabrik dimana bahan disimpan sampai bahan itu dibutuhkan. Pabrik dapat memiliki lebih dari satu tempat penyimpanan. Lokasi berkisar dari tempat yang kecil sampai yang besar tergantung ukuran bahan dan tujuan penyimpanan. Lain halnya dengan purchasing organization yang adalah unit dalam perusahaan yang melakukan kegiatan strategis terkait dengan pembelian untuk satu pabrik atau lebih. Selain itu juga unit ini mengevaluasi dan mengidentifikasi vendor, dan menegosiasikan kontrak dan perjanjian, harga, dan ketentuan lainnya. Satu perusahaan boleh memiliki lebih dari 1 purchasing organization. Biasanya ada 3 jenis yaitu enterprise level, company level, dan plant level.

Berikut adalah perbedaan antara ketiganya. Enterprise level adalah model yang paling tersentralisasi. Hanya ada satu purchasing organization untuk perusahaan secara keseluruhan dan semua pabrik dalam perusahaan. Dalam model ini, purchasing organization ditugaskan untuk setiap pabrik, tapi tidak untuk company code. Company Level dikenal sebagai model crossplant, sebuah purchasing organization bertanggung jawab atas banyak pabrik dalam satu company code. Pendekatan ini kurang tersentralisasi daripada model enterprise level. Dalam model ini purchasing organization ditugaskan untuk pabrik dan company code. Namun, purchasing organization hanya dapat ditugaskan ke satu company code. Plant level merupakan model yang paling terdesentralisasi. Model ini juga dikenal sebagai purchasing organization khusus pabrik, di mana setiap pabrik memiliki purchasing organization sendiri.

Purchasing group adalah seseorang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab atas aktivitas pembelian bahan. Aktivitasnya termasuk perencanaan dan pembuatan daftar permintaan pembelian dan penawaran dari vendor serta memantau pesanan.

Proses bisnis mencakup banyak master data. Master data terdiri dari 4 jenis dengan proses yang berbeda. Master data terdiri dari material master, vendor master, purchasing info recods dan condition.

Dalam material master ada basic data yaitu satu tampilan secara rinci yang berlaku untuk banyak proses meliputi penomoran bahan, deskripsi dan berat. Selain basic data ada yang berhubungan dengan pembelian yaitu akutansi keuangan, data pabrik serta penyimpanannya. Pembahasan selanjutnya mengenai financial accounting data dalam material  master yang mencakup penilaian mata uang, penilaian kelas, dan kontrol harga. Penilaian mata uang yaitu menentukan mata uang yang dipakai untuk menentukan harga barang. Penilaian kelas mendefinisikan akun buku besar terkait dengan bahan yang dipakai oleh perusahaan. Akun buku besar tersebut bertujuan untuk menjaga nilai persediaan. Kontrol harga merupakan metode untuk menilai bahan. Dalam menentukan kontrol harga ada average price dan standard price. Perbedaannya adalah dalam average price yang dihitung adalah nilai total bahan dibagi stok sedangkan dalam standard price akan konstan untuk periode waktu tertentu.

Vendor master terdiri dari 3 jenis data yaitu general data, accounting data, dan purchasing data. General data untuk mendeskripsikan nama vendor, alamat vendor, dan nomor telepon vendor. Accounting data adalah data yang mencakup informasi bank dan cara bayar. Purchasing data berkaitan dengan penentuan harga dan komunikasi dalam pesanan pembelian.

Purchasing info records merupakan kombinasi dari material dan vendor data. Ini dikenal juga sebagai catatan yang mencakup informasi pembelian. Bedanya dengan conditions adalah conditions tidak ditentukan oleh kombinasi material dan vendor data melainkan didasarkan pada keseluruhan perjanjian yang berlaku pada vendor ketika menentukan harga untuk pesanan pembelian.

Referensi :

https://sitossi.wordpress.com/2011/05/16/kamus-enterprise-resource-planning-erp-system-application-and-product-in-data-processing-sap/

https://en.wikipedia.org/wiki/Group_purchasing_organization

Pengenalan Akutansi

Pada bab ini saya akan membahas mengenai hal-hal seputar akutansi dalam sistem informasi perusahaan. 

Pertama, saya akan menjelaskan tentang kunci organizational data dalam financial accounting. Kuncinya ada 3 yaitu client, company code, dan business area. Client merupakan tingkat organisasi tertinggi dan mewakili usaha yang terdiri dari banyak perusahaan. Oleh karena itu, bahkan perusahaan terbesar hanya dapat memiliki satu klien. Selanjutnya, perusahaan-perusahaan ini diwakili dengan yang dinamakan company codes. Company code merupakan tingkat menengah dalam tingkat organisasi. Lalu, yang terakhir adalah business area. Dimana business area merupakan divisi internal suatu perusahaan yang digunakan untuk menentukan dan mendefinisikan area tanggung jawab atau untuk memenuhi segala persyaratan eksternal dalam laporan dari segmen perusahaan. Segmen adalah divisi dari suatu perusahaan dimana manajemen memonitor kinerja dari segi pendapatan, biaya, dan lain-lain yang dilakukan secara terpisah dari segmen lainnya. Business area seringkali didasarkan pada bagian produk perusahaan atau divisi geografisnya, di seluruh company code. Laporan keuangan dihasilkan untuk setiap business area dalam perusahaan.

Selanjutnya, saya akan membahas mengenai parallel accounting. Definisi dari parallel accounting adalah proses dimana perusahaan menerapkan buku kas secara paralel dan menggunakan masing-masing buku kas tersebut untuk tujuan yang berbeda. Perusahaan menentukan buku kas untuk setiap company code berdasarkan praktik dari akutansi lokal. Ada 2 jenis parallel accounting yaitu leading ledger dan non-leading ledger. Keduanya ini mempunyai fungsi dan hasil yang berbeda sehingga perusahaan perlu menegakkan lebih dari satu jenis buku kas. Dalam artian lain, perusahaan perlu menegakkan kedua jenis buku kas ini. 

Leading ledger memiliki kegunaan untuk semua perusahaan dalam suatu perusahaan. Selain itu juga, serangkaian prinsip akuntansi diimplementasikan dan prinsip-prinsip tersebut digabungkan dalam buku besar yang disebut leading ledger ini. Standar untuk menulis laporan keuangan internasional yaitu standar global yang diadopsi oleh banyak negara di dunia.

Non-leading ledger memiliki kegunaan untuk setiap perusahaan, perusahaan mendefinisikan prinsip-prinsip akuntansi berdasarkan praktik akuntansi lokal perusahaan dan yang dinamakan sebagai non-leading ledger.

Hasil dari leading ledger adalah laporan keuangan yang tergabung atau terkonsolidasi untuk seluruh perusahaan, sedangkan hasil dari non-leading ledger adalah laporan keuangan dengan standar terpisah.

Referensi: https://en.wikibooks.org/wiki/SAP_ERP/Financial_Accounting

Pengenalan Sistem Perusahaan

Sistem informasi perusahaan merupakan salah satu sistem informasi yang kuat dan kompleks di masa kini. Bab 2 ini banyak membahas mengenai arsitektur dari sistem informasi perusahaan. Sistem perusahaan modern biasanya menggunakan client server architecture atau service oriented architecture.

Dalam client server architecture yang contohnya adalah spreadsheet dan powerpoint dijelaskan bahwa aplikasi tersebut memiliki 3 layer. Layer pertama disebut presentation layer yaitu layer yang ditujukan bagi pengguna untuk berinteraksi dengan aplikasi contohnya saat menggunakan, mengetik, atau memilih menu. Layer kedua disebut application layer yaitu apa saja yang diijinkan aplikasi untuk pengguna gunakan, misalnya untuk membuat rumus, membuat diagram, dan juga dalam hal membuat esai. Selanjutnya, layer ketiga disebut dengan data layer dimana disini aplikasi menyimpan data kita.

Selain itu ada service oriented architecture (SOA). SOA memperbolehkan sistem untuk saling terhubung melalui web services yang menguntungkan perusahaan karena menjadi strategi bisnis yang menggunakan teknologi untuk menggabungkan berbagai sumber data.

Selanjutnya dibahas juga tentang enterprise resource planning (ERP) yang merupakan enterprise system yang terbesar dan kompleks di dunia. ERP menggabungkan functional dan cross functional dalam proses bisnis. Berhubung semakin banyak perusahaan yang memperoleh sistem ERP, maka perlu evolusi yang menghubungkan proses antar perusahaan. Sebagai contoh adalah supply chain management (SCM) dan sistem supplier relationship management (SRM) yang menghubungkan sistem ERP dengan sistem distributornya. SCM membantu rencana produksi dan pengoptimalan transpor sedangkan SRM mengatur kontrak dan penawaran. Dari sisi lain, juga ada customer relationship management (CRM) yang berfungsi dalam proses produksi dan penjualan di bidang pengelolaan pasar dan layanan pelanggan. Selain itu juga product lifecycle management (PLM) yang mengatur proses penelitian, desain, dan manajemen produk.

Bagian penting ES lainnya yaitu application platform yang berfungsi sebagai sistem operasi perusahaan. Berbicara soal data dalam ES ada 3 jenis data yaitu organizational data, master data, dan transaction data. 

Organizational data mewakili struktur perusahaan yang didalamnya memiliki 3 elemen yaitu client, company code, dan plant. 

Client adalah level tertinggi dalam organisasi di SAP ERP. Company code mewakili perusahaan, sedangkan plant menjalankan berbagai fungsi seperti dalam produk dan jasa. 

Master data mewakili entitas terkait berbagai proses. Misalnya proses yang melibatkan pembelian bahan dari vendor dan penjualan ke pelanggan. Pelanggan, vendor, dan bahan merupakan master data. Empat material yang paling umum adalah raw material (dibeli dari sumber eskternal), semifinished goods (biasanya diproduksi di rumah dari bahan baku), finished goods (umumnya tidak dibeli tapi dibuat dari bahan baku dan barang setengah jadi), dan trading goods (barang dagangan yang dijual kembali).

Transaction data mewakili konsekuensi dari langkah dan transaksi yang dilakukan. 

Untuk meninjau pesanan ada reporting yaitu cara pengguna menganalisis transaction data untuk mempermudah pengambilan keputusan. Lalu ada juga work lists yang memuat tugas-tgas yang dijadwalkan harus selesai dalam suatu proses. Selanjutnya ada online lists yang menampilkan master data seperti vendor, bahan, serta informasi pembelian.

Referensi : https://tyomulyawan.wordpress.com/2014/01/03/sistem-informasi-perusahaan/