Dalam perusahaan tentu proses pengadaan merupakan salah satu aspek penting yang harus diperhatikan. Aspek ini tidak bisa dibiarkan begitu saja karena mempengaruhi proses bisnis dalam sistem informasi perusahaan. Tingkat organisasi yang relevan dengan proses pengadaan yaitu client, company code, dan plant. Sebagian besar kegiatan proses pengadaan terletak pada company code. Pabrik merupakan lokasi dimana bahan diterima. Oleh karena itu fungsi pabrik disini sangat penting. Ada tiga data organisasi tambahan yang relevan dengan pembelian yaitu storage locations, purchasing organization, dan purchasing group.
Storage locations adalah tempat didalam pabrik dimana bahan disimpan sampai bahan itu dibutuhkan. Pabrik dapat memiliki lebih dari satu tempat penyimpanan. Lokasi berkisar dari tempat yang kecil sampai yang besar tergantung ukuran bahan dan tujuan penyimpanan. Lain halnya dengan purchasing organization yang adalah unit dalam perusahaan yang melakukan kegiatan strategis terkait dengan pembelian untuk satu pabrik atau lebih. Selain itu juga unit ini mengevaluasi dan mengidentifikasi vendor, dan menegosiasikan kontrak dan perjanjian, harga, dan ketentuan lainnya. Satu perusahaan boleh memiliki lebih dari 1 purchasing organization. Biasanya ada 3 jenis yaitu enterprise level, company level, dan plant level.
Berikut adalah perbedaan antara ketiganya. Enterprise level adalah model yang paling tersentralisasi. Hanya ada satu purchasing organization untuk perusahaan secara keseluruhan dan semua pabrik dalam perusahaan. Dalam model ini, purchasing organization ditugaskan untuk setiap pabrik, tapi tidak untuk company code. Company Level dikenal sebagai model crossplant, sebuah purchasing organization bertanggung jawab atas banyak pabrik dalam satu company code. Pendekatan ini kurang tersentralisasi daripada model enterprise level. Dalam model ini purchasing organization ditugaskan untuk pabrik dan company code. Namun, purchasing organization hanya dapat ditugaskan ke satu company code. Plant level merupakan model yang paling terdesentralisasi. Model ini juga dikenal sebagai purchasing organization khusus pabrik, di mana setiap pabrik memiliki purchasing organization sendiri.
Purchasing group adalah seseorang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab atas aktivitas pembelian bahan. Aktivitasnya termasuk perencanaan dan pembuatan daftar permintaan pembelian dan penawaran dari vendor serta memantau pesanan.
Proses bisnis mencakup banyak master data. Master data terdiri dari 4 jenis dengan proses yang berbeda. Master data terdiri dari material master, vendor master, purchasing info recods dan condition.
Dalam material master ada basic data yaitu satu tampilan secara rinci yang berlaku untuk banyak proses meliputi penomoran bahan, deskripsi dan berat. Selain basic data ada yang berhubungan dengan pembelian yaitu akutansi keuangan, data pabrik serta penyimpanannya. Pembahasan selanjutnya mengenai financial accounting data dalam material master yang mencakup penilaian mata uang, penilaian kelas, dan kontrol harga. Penilaian mata uang yaitu menentukan mata uang yang dipakai untuk menentukan harga barang. Penilaian kelas mendefinisikan akun buku besar terkait dengan bahan yang dipakai oleh perusahaan. Akun buku besar tersebut bertujuan untuk menjaga nilai persediaan. Kontrol harga merupakan metode untuk menilai bahan. Dalam menentukan kontrol harga ada average price dan standard price. Perbedaannya adalah dalam average price yang dihitung adalah nilai total bahan dibagi stok sedangkan dalam standard price akan konstan untuk periode waktu tertentu.
Vendor master terdiri dari 3 jenis data yaitu general data, accounting data, dan purchasing data. General data untuk mendeskripsikan nama vendor, alamat vendor, dan nomor telepon vendor. Accounting data adalah data yang mencakup informasi bank dan cara bayar. Purchasing data berkaitan dengan penentuan harga dan komunikasi dalam pesanan pembelian.
Purchasing info records merupakan kombinasi dari material dan vendor data. Ini dikenal juga sebagai catatan yang mencakup informasi pembelian. Bedanya dengan conditions adalah conditions tidak ditentukan oleh kombinasi material dan vendor data melainkan didasarkan pada keseluruhan perjanjian yang berlaku pada vendor ketika menentukan harga untuk pesanan pembelian.
Proses bisnis mencakup banyak master data. Master data terdiri dari 4 jenis dengan proses yang berbeda. Master data terdiri dari material master, vendor master, purchasing info recods dan condition.
Dalam material master ada basic data yaitu satu tampilan secara rinci yang berlaku untuk banyak proses meliputi penomoran bahan, deskripsi dan berat. Selain basic data ada yang berhubungan dengan pembelian yaitu akutansi keuangan, data pabrik serta penyimpanannya. Pembahasan selanjutnya mengenai financial accounting data dalam material master yang mencakup penilaian mata uang, penilaian kelas, dan kontrol harga. Penilaian mata uang yaitu menentukan mata uang yang dipakai untuk menentukan harga barang. Penilaian kelas mendefinisikan akun buku besar terkait dengan bahan yang dipakai oleh perusahaan. Akun buku besar tersebut bertujuan untuk menjaga nilai persediaan. Kontrol harga merupakan metode untuk menilai bahan. Dalam menentukan kontrol harga ada average price dan standard price. Perbedaannya adalah dalam average price yang dihitung adalah nilai total bahan dibagi stok sedangkan dalam standard price akan konstan untuk periode waktu tertentu.
Vendor master terdiri dari 3 jenis data yaitu general data, accounting data, dan purchasing data. General data untuk mendeskripsikan nama vendor, alamat vendor, dan nomor telepon vendor. Accounting data adalah data yang mencakup informasi bank dan cara bayar. Purchasing data berkaitan dengan penentuan harga dan komunikasi dalam pesanan pembelian.
Purchasing info records merupakan kombinasi dari material dan vendor data. Ini dikenal juga sebagai catatan yang mencakup informasi pembelian. Bedanya dengan conditions adalah conditions tidak ditentukan oleh kombinasi material dan vendor data melainkan didasarkan pada keseluruhan perjanjian yang berlaku pada vendor ketika menentukan harga untuk pesanan pembelian.
Referensi :
No comments:
Post a Comment