Pertama- tama saya akan membahas struktur dan beberapa istilah yang digunakan dalam kegiatan pemenuhan yang ada dalam perusahaan.
Yang pertama ada yang dinamakan dengan sales order. Sales order merupakan dokumen internal yang berisi informasi yang diperlukan untuk mengisi apa saja yang dipesan oleh pelanggan dalam bentuk yang telah terstandarisasi. Dokumen ini berisi konfirmasi yang dikirim pelanggan sebelum memberikan barang atau jasa. Dokumen ini dibuat setelah penawaran diterima oleh calon pelanggan.
Struktur yang ada dalam sales order biasanya yaitu ada nomor pesanan dimana nomor pesanan ini ditentukan otomatis oleh sistem sesuai dengan urutan pemesanan. Selanjutnya ada tanggal pesanan, term atau yang dimaksud dengan jangka waktu pembayaran, nama pelanggan, salesman atau pihak yang terkait dengan proses pemenuhan, lokasi, alamat penagihan dan pengiriman, tanggal pengiriman, mata uang, diskon menggunakan, barang atau jasa yang akan ditawarkan ke pelanggan, lalu juga deksripsi mengenai barang atau jasa tersebut. Kuantitas dan satuan dari barang juga perlu dicantumkan. Tidak lupa juga perlu dicantumkan harga dan lampiran supaya perincian barang atau jasa yang diperlukan lebih jelas.
Berikutnya ada delivery document. Dokumen ini merupakan dokumen yang mengidentifikasi bahan mana yang akan dikirim ke mitra usaha dan dari pabrik mana. Pada umumnya, delivery document memberikan instruksi pengiriman untuk pesanan atau jumlah barang yang akan dikirim. Fungsi lainnya juga untuk mengalihkan kepemilikan produk kepada pelanggan. Beberapa juga diperuntukkan untuk menentukan harga produk dan biaya tambahan. Struktur yang wajib ada dalam delivery document yaitu nomor surat, nama dan jumlah barang, keterangan dari barang, nomor order dan yang terpenting tanda tangan penerima, pengirim, dan pihak ekspedisi.
Ada juga yang dinamakan billing document. Billing document ini adalah untuk membuat berbagai dokumen seperti faktur untuk produk atau untuk layanan serta untuk catatan debit kredit. Tujuan dari langkah ini juga untuk membatalkan dokumen yang dibuat sebelumnya. Tagihan dapat didasarkan pada pengiriman yang telah dikirim ke pelanggan atau pada pesanan yang belum dikirim. Langkah ini menggunakan organizational data, master data, dan transaction data dari langkah-langkah pada proses sebelumnya. Strukturnya ada header dan items. Dalam header berisi nama pelanggan, status, tanggal, jenis pengiriman dan pembayaran, serta harga. Selanjutnya pada items berisi informasi detail tentang produk yang perlu dibayar.
Dalam proses pemenuhan juga dibahas tentang hubungan antar kunci-kunci elemen dalam proses pemenuhannya.
a. Hubungan antara quotations dan sales orders.
Dua quotations dapat digunakan untuk membuat satu sales order dan satu quotations dapat digunakan untuk membuat dua sales order (dengan perbedaan kebutuhan).
b. Hubungan antara sales orders dan deliveries.
Dua sales orders dapat digabungkan menjadi satu pengiriman (dengan karakteristik yang sama) dan juga bisa membagi satu sales orders kedalam dua pengiriman saat mengirim ke wilayah geografis yang berbeda.
c. Hubungan antara deliveries dan transfer requirements.
Dua pesanan pengiriman dapat digabungkan kedalam satu pesanan transfer (pengelompokkan pesanan sesuai area tertentu). Satu pengiriman dapat menghasilkan dua pesanan transfer.
d. Hubungan antara deliveries dan billing documents.
Beberapa pengiriman dapat digabungkan dalam satu billing documents. Proses ini hanya dapat digunakan saat pengiriman memiliki karakteristik yang sama sehubungan dengan pembayar, tanggal penagihan, dan lokasi tujuan. Sebaliknya satu pengiriman dapat menghasilkan banyak faktur. Proses yang ini terjadi ketika ketentuan pembayaran untuk barang-barang dalam pengiriman berbeda.
Dua quotations dapat digunakan untuk membuat satu sales order dan satu quotations dapat digunakan untuk membuat dua sales order (dengan perbedaan kebutuhan).
b. Hubungan antara sales orders dan deliveries.
Dua sales orders dapat digabungkan menjadi satu pengiriman (dengan karakteristik yang sama) dan juga bisa membagi satu sales orders kedalam dua pengiriman saat mengirim ke wilayah geografis yang berbeda.
c. Hubungan antara deliveries dan transfer requirements.
Dua pesanan pengiriman dapat digabungkan kedalam satu pesanan transfer (pengelompokkan pesanan sesuai area tertentu). Satu pengiriman dapat menghasilkan dua pesanan transfer.
d. Hubungan antara deliveries dan billing documents.
Beberapa pengiriman dapat digabungkan dalam satu billing documents. Proses ini hanya dapat digunakan saat pengiriman memiliki karakteristik yang sama sehubungan dengan pembayar, tanggal penagihan, dan lokasi tujuan. Sebaliknya satu pengiriman dapat menghasilkan banyak faktur. Proses yang ini terjadi ketika ketentuan pembayaran untuk barang-barang dalam pengiriman berbeda.
Referensi:
No comments:
Post a Comment