Proses Manajemen Inventarisasi dan Gudang

Disini saya akan membahas pertanyaan seputar proses manajemen inventarisasi dan gudang. 

Sebelum menjawab beberapa pertanyaan yang lebih dalam mengenai proses manajemen inventarisasi dan gudang. Saya akan memberikan penjelasan sedikit mengenai pengertian dari proses manajemen inventarisasi dan gudang ini. Jadi pengertian dari proses manajemen inventarisasi dan gudang merupakan proses-proses yang kompleks dalam perusahaan biasanya dalam usaha retail. Pada perusahaan-perusahaan yang besar biasanya barang atau stok diletakkan terlebihn dahulu di area penerimaan gudang dalam bentuk yang masih baku lalu kemudian dipindahkan ke dalam rak atau penyimpanan stok. Namun pada perusahaan yang relatif masih kecil barang akan diletakkan langsung dalam rak atau tempat penyimpanan stok. 

Pertanyaan pertama yang akan saya bahas adalah mengenai perbedaan dari one-step dan two-step stock transfer. Perbedaannya adalah sebagai berikut.

a. Jumlah step.

Pada one-step stock transfer akan dijalankan dua tugas yaitu masalah dan penerimaannya (receipt)  sebagai satu step. Sedangkan prosedur dalam two-step stock transfer ini diselesaikan dalam langkah yang terpisah-pisah. 

b. Jumlah dokumen material yang dibuat. 

Dalam one-step stock transfer hanya satu dokumen material yang dibuat dan dalam two-step stock transfer akan ada dua dokumen material yang dibuat. 

c. Nilai material. 

Nilai material di pabrik penerima sama dengan nilai pabrik pemasuk dalam one-step stock transfer, tetapi mungkin berbeda dengan two-step stock transfer. 

d. Status dari stok.

Stok dari pabrik yang menerbitkan akan berkurang sedangkan stok dari penerima akan bertambah. Hal ini terjadi pada one-step stock transfer. Dalam two-step stock transfer bahan akan diletakkan pada status persediaan "in-transit" di lokasi penerima karena bahan tidak langsung tiba di lokasi tujuan. Kemudian, ketika barang diterima secara fisik di lokasi tujuan, langkah kedua atau proses tanda terima akan mengubah status barang dari "in-transit" menjadi pengunaan yang tidak dibatasi atau tidak dikenal. 

e. Pengunaan 

Ketika kedua lokasi dekat satu sama lain dan tidak ada tanda waktu yang signifikan antara masalah dan penerimaan, prosesdur one-step adalah pilihan yang tepat untuk digunakan. Tetapi apabila kedua lokasi tidak berdekatan satu sama lain dan memiliki jeda waktu antara penerbitan dan penerimaan yang jauhnya signifikan maka two-step stock transfer adalah prosedur yang tepat untuk digunakan perusahaan.

Selanjutnya, saya akan menjelaskan perbedaan antara pengunaan pesanan transportasi stok tanpa pengiriman, dengan pengiriman, dan dengan pengiriman dan penagihan dari berbagai sisi.

a. Prosedur one-step dan two-step.

Untuk pesanan transportasi stok (STO) tanpa pengiriman hanya bisa menggunakan prosedur two-step. Sedangkan untuk STO dengan pengiriman dan dengan pengiriman serta penagihan dapat menggunakan prosedur one-step maupun two-step.

b. Harga

Harga pembelian dimasukkan kedalam STO berdasarkan kondisi dari harga dan informasi dari catatan untuk STO dengan pengiriman dan penagihan. Lain halnya dengan dua jenis STO lainnya.

c. Mode persediaan.

Dalam STO dengan pengiriman dan penagihan, bahan-bahan diklasifikasikan sebagai "in-transit" di pabrik penerima sampai bahan dicek benar-benar sudah diterima lalu setelah itu status bahan diubah menjadi tidak terbatasi. Untuk dua jenis STO lainnya bahan-bahan diklasifikasi sebagai "transit"  dan kemudian diubah menjadi tidak terbatasi.

d. Penilaian

Dalam STO dengan pengiriman dan penagihan, penilaian didasarkan atas harga pembelian di STO. Sedangkan untuk STO dengan dan tanpa pengiriman, penilaian didasarkan atas harga dari pabrik pengirim.

e. Langkah penagihan

Untuk langkah penagihan di pabrik pengirim dan langkah verifikasi faktur di pabrik penerima hanya ada pada STO dengan pengiriman dan penagihan.

f. Langkah pengiriman

Langkah pengiriman hanya ada pada STO dengan pengiriman dan langkah pengiriman dan penagihan.

Referensi:

https://www.hashmicro.com/id/blog/sistem-manajemen-inventory/

https://www.bioline.com/one-step-vs-two-step-real-time-pcr.html

https://www.slideshare.net/saynagesh/sto-demo-ovrview

Proses Produksi Dalam Perusahaan

Untuk mengenal lebih dalam mengenai proses produksi dalam perusahaan, kita perlu terlebih dahulu mengenal pengertian dari apa itu proses dan apa itu produksi. Menurut KBBI, proses artinya runtutan perubahan dalam perkembangan sesuatu. Produksi artinya proses mengeluarkan hasil atau produk. Jadi, proses produksi adalah kegiatan yang membutuhkan waktu untuk menghasilkan barang atau jasa dengan menggunakan alat-alat pendukung seperti mesin, tenaga kerja, bahan baku, dan lain lain.

Dalam proses produksi tentunya banyak langkah-langkah yang perlu diperhatikan perusahaan agar barang atau jasa yang dihasilkan itu mempunyai nilai yang baik. Baik dalam segi kualitas maupun juga fungsi yang didapat dari hasil produksi tersebut. Perusahaan memerlukan strategi manufaktur yang berbeda sesuai dengan jenis produk yang ingin diproduksi dan  model bisnis apa yang ditawarkan oleh perusahaan sehingga menguntungkan perusahaan. Ada 2 strategi yang paling sering digunakan oleh perusahaan yaitu make to stock dan make to order. Baik make to stock maupun make to order mempunyai karateristiknya masing-masing. Make to stock  adalah suatu proses membuat produk akhir untuk disimpan dan kebutuhan untuk konsumen akan diambil dari persediaan yang ada di gudang. Cirinya adalah jadwal produksi diatur oleh perkiraan permintaan, menyimpan produk jadi, bagian sales harus menjual berdasarkan porsi dari persediaan yang belum terikat dengan order. Selain itu juga tingkat persediaan tergantung pada waktu respon permintaan dari pelanggan. Sistem produksi didasarkan pada order  yang akan datang bukan pada order sekarang.  Contoh produknya adalah makanan dan minuman. Make to order adalah sebuah strategi produksi yang biasanya memungkinkan konsumen untuk membeli produk yang disesuaikan dengan spesifikasi konsumen. Contoh produknya adalah bisnis komputer bermerk DELL.

Jenis proses produksi yang paling umum adalah diskrit, berulang, dan proses manufaktur. Dalam proses manufaktur yang berulang dan diskrit, setiap unit yang diproduksi berbeda dengan unit yang lain. Dalam pembuatan berulang, bahan yang sama diproduksi berulang kali selama periode waktu dengan kecepatan pengerjaan relatif konstan. Dalam pembuatan diskrit, perusahaan memproduksi bahan yang berbeda dari waktu ke waktu dalam satu batch.  Perlu diketahui juga dalam proses manufaktur pada produksi bahan lebih sering diukur dalam volume seperti liter, galon atau barel daripada dalam satuan unit individu. Dalam proses pembuatan bahan, komponen tidak dapat diidentifikasi karena mereka tercampur bersama dengan produk akhir.

Proses produksi terdiri dari 8 langkah yaitu permintaan produksi, otorisasi produksi, rilis pesanan produksi, bahan baku dan masalah barang setengah jadi, produksi, konfirmasi produksi, penerimaan barang jadi, dan penyelesaian pesanan. Setiap dari langkah-langkah ini dipengaruhi oleh banyak faktor bak dari dalam maupun dari luar proses produksi. Data master utama untuk proses produksi tercantum dalam daftar pusat kerja bahan dan rute dari produk. BOM mengidentifikasi bahan baku dan barang setengah jadi yang dibutuhkan untuk memproduksi satu atau lebih unit barang jadi. BOM juga berisi informasi terperinci mengenai barang jadi serta masing-masing bahan yang diperlukan dalam proses produksi.

Referensi:

https://laelyrakhmawati.wordpress.com/2013/11/26/proses-produksi-dalam-perusahaan/

https://yprawira.wordpress.com/pengertian-dan-proses-produksi/

http://ardikafajarmaulana.blogspot.com/2015/06/make-to-stock-make-to-order.html

Mengenal lebih lanjut mengenai proses pemenuhan dalam perusahaan

Pertama- tama saya akan membahas struktur dan beberapa istilah yang digunakan dalam kegiatan pemenuhan yang ada dalam perusahaan. 

Yang pertama ada yang dinamakan dengan sales order. Sales order merupakan dokumen internal yang berisi informasi yang diperlukan untuk mengisi apa saja yang dipesan oleh pelanggan dalam bentuk yang telah terstandarisasi. Dokumen ini berisi konfirmasi yang dikirim pelanggan sebelum memberikan barang atau jasa. Dokumen ini dibuat setelah penawaran diterima oleh calon pelanggan.

Struktur yang ada dalam sales order biasanya yaitu ada nomor pesanan dimana nomor pesanan ini ditentukan otomatis oleh sistem sesuai dengan urutan pemesanan. Selanjutnya ada tanggal pesanan, term atau yang dimaksud dengan jangka waktu pembayaran, nama pelanggan, salesman atau pihak yang terkait dengan proses pemenuhan, lokasi, alamat penagihan dan pengiriman, tanggal pengiriman, mata uang, diskon menggunakan, barang atau jasa yang akan ditawarkan ke pelanggan, lalu juga deksripsi mengenai barang atau jasa tersebut. Kuantitas dan satuan dari barang juga perlu dicantumkan. Tidak lupa juga perlu dicantumkan harga dan lampiran supaya perincian barang atau jasa yang diperlukan lebih jelas.

Berikutnya ada delivery document. Dokumen ini merupakan dokumen yang mengidentifikasi bahan mana yang akan dikirim ke mitra usaha dan dari pabrik mana. Pada umumnya, delivery document memberikan instruksi pengiriman untuk pesanan atau jumlah barang yang akan dikirim. Fungsi lainnya juga untuk mengalihkan kepemilikan produk kepada pelanggan. Beberapa juga diperuntukkan untuk menentukan harga produk dan biaya tambahan. Struktur yang wajib ada dalam delivery document yaitu nomor surat, nama dan jumlah barang, keterangan dari barang, nomor order dan yang terpenting tanda tangan penerima, pengirim, dan pihak ekspedisi.

Ada juga yang dinamakan billing document. Billing document ini adalah untuk membuat berbagai dokumen seperti faktur untuk produk atau untuk layanan serta untuk catatan debit kredit. Tujuan dari langkah ini juga untuk membatalkan dokumen yang dibuat sebelumnya. Tagihan dapat didasarkan pada pengiriman yang telah dikirim ke pelanggan atau pada pesanan yang belum dikirim. Langkah ini menggunakan organizational data, master data, dan transaction data dari langkah-langkah pada proses sebelumnya. Strukturnya ada header dan items. Dalam header berisi nama pelanggan, status, tanggal, jenis pengiriman dan pembayaran, serta harga. Selanjutnya pada items berisi informasi detail tentang produk yang perlu dibayar.

Dalam proses pemenuhan juga dibahas tentang hubungan antar kunci-kunci elemen dalam proses pemenuhannya. 

a. Hubungan antara quotations dan sales orders. 
Dua quotations dapat digunakan untuk membuat satu sales order dan satu quotations dapat digunakan untuk membuat dua sales order (dengan perbedaan kebutuhan).
b. Hubungan antara sales orders dan deliveries.
Dua sales orders dapat digabungkan menjadi satu pengiriman (dengan karakteristik yang sama) dan juga bisa membagi satu sales orders kedalam dua pengiriman saat mengirim ke wilayah geografis yang berbeda.
c. Hubungan antara deliveries dan transfer requirements.
Dua pesanan pengiriman dapat digabungkan kedalam satu pesanan transfer (pengelompokkan pesanan sesuai area tertentu). Satu pengiriman dapat menghasilkan dua pesanan transfer.
d. Hubungan antara deliveries dan billing documents.
Beberapa pengiriman dapat digabungkan dalam satu billing documents. Proses ini hanya dapat digunakan saat pengiriman memiliki karakteristik yang sama sehubungan dengan pembayar, tanggal penagihan, dan lokasi tujuan. Sebaliknya satu pengiriman dapat menghasilkan banyak faktur. Proses yang ini terjadi ketika ketentuan pembayaran untuk barang-barang dalam pengiriman berbeda.

Referensi:

https://help.sap.com/saphelp_crm700_ehp03/helpdata/en/b6/78fe7fdf9042c78281caac4b79b559/content.htm?no_cache=true

https://help-accounting.sleekr.co/transaksi/pesanan-penjualan-sales-order

https://docs.oracle.com/cd/E26228_01/doc.93/e21950/over_deliv_docsa.htm#WEALD337

Berbicara Mengenai Proses Pengadaaan

Dalam perusahaan tentu proses pengadaan merupakan salah satu aspek penting yang harus diperhatikan. Aspek ini tidak bisa dibiarkan begitu saja karena mempengaruhi proses bisnis dalam sistem informasi perusahaan. Tingkat organisasi yang relevan dengan proses pengadaan yaitu client, company code, dan plant. Sebagian besar kegiatan proses pengadaan terletak pada company code. Pabrik merupakan lokasi dimana bahan diterima. Oleh karena itu fungsi pabrik disini sangat penting. Ada tiga data organisasi tambahan yang relevan dengan pembelian yaitu storage locations, purchasing organization, dan purchasing group.

Storage locations adalah tempat didalam pabrik dimana bahan disimpan sampai bahan itu dibutuhkan. Pabrik dapat memiliki lebih dari satu tempat penyimpanan. Lokasi berkisar dari tempat yang kecil sampai yang besar tergantung ukuran bahan dan tujuan penyimpanan. Lain halnya dengan purchasing organization yang adalah unit dalam perusahaan yang melakukan kegiatan strategis terkait dengan pembelian untuk satu pabrik atau lebih. Selain itu juga unit ini mengevaluasi dan mengidentifikasi vendor, dan menegosiasikan kontrak dan perjanjian, harga, dan ketentuan lainnya. Satu perusahaan boleh memiliki lebih dari 1 purchasing organization. Biasanya ada 3 jenis yaitu enterprise level, company level, dan plant level.

Berikut adalah perbedaan antara ketiganya. Enterprise level adalah model yang paling tersentralisasi. Hanya ada satu purchasing organization untuk perusahaan secara keseluruhan dan semua pabrik dalam perusahaan. Dalam model ini, purchasing organization ditugaskan untuk setiap pabrik, tapi tidak untuk company code. Company Level dikenal sebagai model crossplant, sebuah purchasing organization bertanggung jawab atas banyak pabrik dalam satu company code. Pendekatan ini kurang tersentralisasi daripada model enterprise level. Dalam model ini purchasing organization ditugaskan untuk pabrik dan company code. Namun, purchasing organization hanya dapat ditugaskan ke satu company code. Plant level merupakan model yang paling terdesentralisasi. Model ini juga dikenal sebagai purchasing organization khusus pabrik, di mana setiap pabrik memiliki purchasing organization sendiri.

Purchasing group adalah seseorang atau sekelompok orang yang bertanggung jawab atas aktivitas pembelian bahan. Aktivitasnya termasuk perencanaan dan pembuatan daftar permintaan pembelian dan penawaran dari vendor serta memantau pesanan.

Proses bisnis mencakup banyak master data. Master data terdiri dari 4 jenis dengan proses yang berbeda. Master data terdiri dari material master, vendor master, purchasing info recods dan condition.

Dalam material master ada basic data yaitu satu tampilan secara rinci yang berlaku untuk banyak proses meliputi penomoran bahan, deskripsi dan berat. Selain basic data ada yang berhubungan dengan pembelian yaitu akutansi keuangan, data pabrik serta penyimpanannya. Pembahasan selanjutnya mengenai financial accounting data dalam material  master yang mencakup penilaian mata uang, penilaian kelas, dan kontrol harga. Penilaian mata uang yaitu menentukan mata uang yang dipakai untuk menentukan harga barang. Penilaian kelas mendefinisikan akun buku besar terkait dengan bahan yang dipakai oleh perusahaan. Akun buku besar tersebut bertujuan untuk menjaga nilai persediaan. Kontrol harga merupakan metode untuk menilai bahan. Dalam menentukan kontrol harga ada average price dan standard price. Perbedaannya adalah dalam average price yang dihitung adalah nilai total bahan dibagi stok sedangkan dalam standard price akan konstan untuk periode waktu tertentu.

Vendor master terdiri dari 3 jenis data yaitu general data, accounting data, dan purchasing data. General data untuk mendeskripsikan nama vendor, alamat vendor, dan nomor telepon vendor. Accounting data adalah data yang mencakup informasi bank dan cara bayar. Purchasing data berkaitan dengan penentuan harga dan komunikasi dalam pesanan pembelian.

Purchasing info records merupakan kombinasi dari material dan vendor data. Ini dikenal juga sebagai catatan yang mencakup informasi pembelian. Bedanya dengan conditions adalah conditions tidak ditentukan oleh kombinasi material dan vendor data melainkan didasarkan pada keseluruhan perjanjian yang berlaku pada vendor ketika menentukan harga untuk pesanan pembelian.

Referensi :

https://sitossi.wordpress.com/2011/05/16/kamus-enterprise-resource-planning-erp-system-application-and-product-in-data-processing-sap/

https://en.wikipedia.org/wiki/Group_purchasing_organization

Pengenalan Akutansi

Pada bab ini saya akan membahas mengenai hal-hal seputar akutansi dalam sistem informasi perusahaan. 

Pertama, saya akan menjelaskan tentang kunci organizational data dalam financial accounting. Kuncinya ada 3 yaitu client, company code, dan business area. Client merupakan tingkat organisasi tertinggi dan mewakili usaha yang terdiri dari banyak perusahaan. Oleh karena itu, bahkan perusahaan terbesar hanya dapat memiliki satu klien. Selanjutnya, perusahaan-perusahaan ini diwakili dengan yang dinamakan company codes. Company code merupakan tingkat menengah dalam tingkat organisasi. Lalu, yang terakhir adalah business area. Dimana business area merupakan divisi internal suatu perusahaan yang digunakan untuk menentukan dan mendefinisikan area tanggung jawab atau untuk memenuhi segala persyaratan eksternal dalam laporan dari segmen perusahaan. Segmen adalah divisi dari suatu perusahaan dimana manajemen memonitor kinerja dari segi pendapatan, biaya, dan lain-lain yang dilakukan secara terpisah dari segmen lainnya. Business area seringkali didasarkan pada bagian produk perusahaan atau divisi geografisnya, di seluruh company code. Laporan keuangan dihasilkan untuk setiap business area dalam perusahaan.

Selanjutnya, saya akan membahas mengenai parallel accounting. Definisi dari parallel accounting adalah proses dimana perusahaan menerapkan buku kas secara paralel dan menggunakan masing-masing buku kas tersebut untuk tujuan yang berbeda. Perusahaan menentukan buku kas untuk setiap company code berdasarkan praktik dari akutansi lokal. Ada 2 jenis parallel accounting yaitu leading ledger dan non-leading ledger. Keduanya ini mempunyai fungsi dan hasil yang berbeda sehingga perusahaan perlu menegakkan lebih dari satu jenis buku kas. Dalam artian lain, perusahaan perlu menegakkan kedua jenis buku kas ini. 

Leading ledger memiliki kegunaan untuk semua perusahaan dalam suatu perusahaan. Selain itu juga, serangkaian prinsip akuntansi diimplementasikan dan prinsip-prinsip tersebut digabungkan dalam buku besar yang disebut leading ledger ini. Standar untuk menulis laporan keuangan internasional yaitu standar global yang diadopsi oleh banyak negara di dunia.

Non-leading ledger memiliki kegunaan untuk setiap perusahaan, perusahaan mendefinisikan prinsip-prinsip akuntansi berdasarkan praktik akuntansi lokal perusahaan dan yang dinamakan sebagai non-leading ledger.

Hasil dari leading ledger adalah laporan keuangan yang tergabung atau terkonsolidasi untuk seluruh perusahaan, sedangkan hasil dari non-leading ledger adalah laporan keuangan dengan standar terpisah.

Referensi: https://en.wikibooks.org/wiki/SAP_ERP/Financial_Accounting

Pengenalan Sistem Perusahaan

Sistem informasi perusahaan merupakan salah satu sistem informasi yang kuat dan kompleks di masa kini. Bab 2 ini banyak membahas mengenai arsitektur dari sistem informasi perusahaan. Sistem perusahaan modern biasanya menggunakan client server architecture atau service oriented architecture.

Dalam client server architecture yang contohnya adalah spreadsheet dan powerpoint dijelaskan bahwa aplikasi tersebut memiliki 3 layer. Layer pertama disebut presentation layer yaitu layer yang ditujukan bagi pengguna untuk berinteraksi dengan aplikasi contohnya saat menggunakan, mengetik, atau memilih menu. Layer kedua disebut application layer yaitu apa saja yang diijinkan aplikasi untuk pengguna gunakan, misalnya untuk membuat rumus, membuat diagram, dan juga dalam hal membuat esai. Selanjutnya, layer ketiga disebut dengan data layer dimana disini aplikasi menyimpan data kita.

Selain itu ada service oriented architecture (SOA). SOA memperbolehkan sistem untuk saling terhubung melalui web services yang menguntungkan perusahaan karena menjadi strategi bisnis yang menggunakan teknologi untuk menggabungkan berbagai sumber data.

Selanjutnya dibahas juga tentang enterprise resource planning (ERP) yang merupakan enterprise system yang terbesar dan kompleks di dunia. ERP menggabungkan functional dan cross functional dalam proses bisnis. Berhubung semakin banyak perusahaan yang memperoleh sistem ERP, maka perlu evolusi yang menghubungkan proses antar perusahaan. Sebagai contoh adalah supply chain management (SCM) dan sistem supplier relationship management (SRM) yang menghubungkan sistem ERP dengan sistem distributornya. SCM membantu rencana produksi dan pengoptimalan transpor sedangkan SRM mengatur kontrak dan penawaran. Dari sisi lain, juga ada customer relationship management (CRM) yang berfungsi dalam proses produksi dan penjualan di bidang pengelolaan pasar dan layanan pelanggan. Selain itu juga product lifecycle management (PLM) yang mengatur proses penelitian, desain, dan manajemen produk.

Bagian penting ES lainnya yaitu application platform yang berfungsi sebagai sistem operasi perusahaan. Berbicara soal data dalam ES ada 3 jenis data yaitu organizational data, master data, dan transaction data. 

Organizational data mewakili struktur perusahaan yang didalamnya memiliki 3 elemen yaitu client, company code, dan plant. 

Client adalah level tertinggi dalam organisasi di SAP ERP. Company code mewakili perusahaan, sedangkan plant menjalankan berbagai fungsi seperti dalam produk dan jasa. 

Master data mewakili entitas terkait berbagai proses. Misalnya proses yang melibatkan pembelian bahan dari vendor dan penjualan ke pelanggan. Pelanggan, vendor, dan bahan merupakan master data. Empat material yang paling umum adalah raw material (dibeli dari sumber eskternal), semifinished goods (biasanya diproduksi di rumah dari bahan baku), finished goods (umumnya tidak dibeli tapi dibuat dari bahan baku dan barang setengah jadi), dan trading goods (barang dagangan yang dijual kembali).

Transaction data mewakili konsekuensi dari langkah dan transaksi yang dilakukan. 

Untuk meninjau pesanan ada reporting yaitu cara pengguna menganalisis transaction data untuk mempermudah pengambilan keputusan. Lalu ada juga work lists yang memuat tugas-tgas yang dijadwalkan harus selesai dalam suatu proses. Selanjutnya ada online lists yang menampilkan master data seperti vendor, bahan, serta informasi pembelian.

Referensi : https://tyomulyawan.wordpress.com/2014/01/03/sistem-informasi-perusahaan/